Obbiettivo azienda “No Paper” in 9 mosse
Trasformare la propria azienda in “no paper” significa adottare un approccio digitale e ridurre al minimo l'uso di carta e documenti cartacei, ma significa anche maggiore efficienza, riduzione dei costi, un impatto ambientale positivo e una migliore organizzazione dei dati.
Ma quali sono i passaggi chiave per iniziare il processo di digitalizzazione? Eccoli riassunti in 9 punti cardine.
1 - Valuta la situazione attuale
Identifica i processi e le aree che richiedono un uso intensivo di documenti cartacei, analizza la reale necessità e disciplina il passaggio dal cartaceo al digitale.
2 - Crea una strategia di digitalizzazione
Definisci gli obiettivi specifici che vuoi raggiungere con la digitalizzazione e come integrare la tecnologia nei diversi processi aziendali. Coinvolgi il personale nel processo di pianificazione per ottenere un maggiore sostegno nell'adozione del nuovo metodo.
3 - Investi nella tecnologia adeguata
Acquisisci e implementa le giuste soluzioni tecnologiche che consentono la gestione e la condivisione sicura dei documenti digitali. La scelta deve ricadere su uno strumento che comprenda anche la gestione documentale, la firma elettronica e uno spazio di collaborazione condiviso.
4 - Forma il personale in modo semplice
Assicurati che il software digitale scelto sia di facile utilizzo da parte di tutto il personale e richieda il minimo di formazione possibile. Rendi il passaggio al digitale semplice e non invasivo.
5 - Implementa i processi di lavoro digitali
Rivedi e ristruttura i processi aziendali inserendo flussi di lavoro digitali. Agevola il passaggio di documenti tramite uno strumento digitale condiviso.
6 - Digitalizza i documenti esistenti
Trasforma i documenti cartacei esistenti in documenti digitali attraverso scansione. Assicurati di organizzare ed archiviare i documenti digitali in modo sicuro e sempre accessibile.
7 - Promuovi la cultura “no paper”
Sensibilizza ed incoraggia il personale ad evitare la stampa dei documenti e a ricorrere alla condivisione digitale. Diffondi dei report periodici in cui segnali il saving ottenuto e ringrazi per la collaborazione.
8 - Sicurezza dei dati
Adotta un sistema digitale che garantisca la sicurezza e la protezione dei dati e delle informazioni sensibili e l'accesso ai documenti solo al personale autorizzato.
9 - Tieni monitorato il processo
Inizia dalle procedure più semplici e procedi verso quelle più complesse, la gradualità è fondamentale per la riuscita del passaggio.
Trasformare l'azienda in “no paper” può essere più semplice di quello che sembra se si adotta lo strumento digitale giusto per accompagnarci nelle varie fasi.
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